Latexco’s weldoordachte keuze voor APS

Latexco is als Belgisch familiebedrijf wereldwijde top in innovatieve bedding oplossingen. Het is Latexco’s missie om een wereld te helpen realiseren waarin mensen kunnen dromen en genieten van een gelukkig, actief en gezond leven. 

Om die missie te realiseren, investeerde Latexco de afgelopen jaren sterk in het verder optimaliseren van haar productieprocessen. Vroeger werd de productieplanning opgemaakt op basis van afstemming tussen medewerkers van verschillende divisies die hun planning trachtten te structureren met het verzamelen en verwerken van data uit vaak niet geïntegreerde, niet meer aangepaste systemen. 

Door de toenemende complexiteit van haar eigen productengamma en de klantenvereisten was deze aanpak niet langer haalbaar. 

Latexco besloot te investeren in een Advanced Planning System, beter bekend als APS applicatie. 

Om het bedrijf door deze complexe transitie te leiden, werkte Latexco van in het prille begin en tot op vandaag nauw samen met de consultants van Mentor and Men: van grondige business analyse, vendor selectie, ontwerpen van complexe planningsprocessen tot het uittekenen van aangepaste rollen en change management. 

Voor meer details over de elementen die aan de basis lagen van de keuze voor APS verwijzen we naar onze eerdere Client Story Latexco - “We support your dreams”.

In dit artikel zoemen we in op de vier basis-domeinen van Planning die bepalen of een APS oplossing effectief en geschikt is, en hoe we hiermee omgingen bij Latexco.  

1. Planning complexiteit 

2. Planning model & design 

3. Planning organization 

4. Planning data 

1. Planning - Complexiteit 

Het was duidelijk dat de productieplanning en alles wat daarbij komt kijken niet meer kon worden beheerd door het ‘hoofd van de mens’ aan te vullen met data uit de niet meer aangepaste systemen. Vandaar dat onze initiële keuze voor APS logica een heuristische oplossing is. 

Heuristieken bieden het voordeel om aan een hoge snelheid een plan te kunnen doorrekenen op basis van  tal van business regels. Bovendien blijft het resultaat door ‘het hoofd van de mens’ te bevatten.   

Voor het merendeel van de productie bleek dit de juiste aanpas. Echter voor de planning van een zeer specifieke carrousel machines waarbij meer dan vijftig verschillende moules –  en dus verschillende producten - in een ronddraaiende carrousel gepland moeten kunnen worden, bleken deze heuristieken niet toereikend. Hiervoor schakelden we over op een Lineaire Programmering (LP).  

De volgende uitdaging was om in het planningsmodel ook de operationele logistiek voldoende realistisch te configureren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het transporteren van half afgewerkte matrassen van de ene naar de andere machine, die soms in een ander gebouw staat. 

Tot op de dag van vandaag vraagt dat nog bijsturing. Immers een matras neem je niet zomaar even onder de arm als die verplaatst moet worden naar de volgende productiestap. 

Latexco maakt maar liefst 15.000 verschillende eindproducten die deels op stock, deels op order worden geproduceerd en waarvan sommigen bovendien een Bill Of Material (BOM)-structuur hebben van meer dan tien levels.  

2. Planning - Model & Design  

Behalve de carrousel, zijn de overige productielijnen elk op zich vrij éénduidig te modelleren. De uitdaging zit erin om het overzicht op de volledige supply chain te bewaren.  

Het was de expliciete wens van Latexco om niet te werken met zogenaamde multistage orders. Latexco koos ervoor om elke productiestap als een afzonderlijke entiteit te plannen. Deze aanpak heeft als voordeel dat de output van elke stap kan geregistreerd worden als tussenvoorraad en dus niet louter als WIP bekend staat. Keerzijde is dat het de hoeveelheid in te plannen en te administreren productieorders stevig opdrijft. 

In de praktijk werken we volgens volgend planningsontwerp, aangestuurd door het APS: 

Planning                     Frekwentie      Menselijke tussenkomst
Globaal SCP model     Dagelijks         Validatie door Productie Planners
Detailed Scheduling   3xper dag        Bijstelling door Process Engineers

“Dit model lijkt vanzelfsprekend, maar we merkten in de realiteit - en in alle eerlijkheid tegen onze verwachtingen  in - dat één van de uitdagingen het weerspiegelen was van de detailed scheduling beslissingen in het globale SCP plan”, weet Ruben De Gryse, Plant Manager Latex & Foam. 

Net in deze mismatch tussen detailed scheduling en het globale SCP plan schuilde het grootste probleem. Het ondermijnde namelijk het vertrouwen van de planningsmedewerkers in de planningsvoorstellen. Hierdoor grepen ze regelmatig in op voorstellen die aan de basis goed waren, maar wegens een wantrouwen tegenover het systeem toch werden aangepast of zelfs verworpen. 

Fundamentele systeemaanpassingen boden de uiteindelijke oplossing. Een heus huzarenstuk, geleverd door het team Latexco – Mentor and Men & applicatieleverancier. 

3. Planning - Organisatie  

Aanvaarden dat een systeem voor jou rekent, met 245.000 parameters (!) aan de slag gaat en als resultaat een productieplanning voorstelt dat niet altijd op het eerste zicht met het hoofd te volgen valt, is niet evident. Bovendien wordt er tot op vandaag nog gesleuteld aan het planningsmodel, wat extra flexibiliteit van de planners vraagt. 

Niet alleen bij de planners, maar ook bij de medewerkers op de productievloer vraagt het extra discipline om de planning-volgorde (scheduling) te respecteren zoals die door het systeem wordt voorgesteld.  

“Dat deze belangrijke verandering  op ons afkwam wisten we vooraf. Daarom werd al vroeg in het implementatietraject zorgvuldig gekeken naar de rol van de productieplanners en werd een centrale cel ‘productie planning’ opgericht onder leiding van één Master Planner. Procedures voor samenwerking werden uitgewerkt en getraind. De consultants van Mentor and Men hebben ons in de ganse transitie heel concreet en met expertise geadviseerd met veel aandacht voor een methodologische Change Management aanpak”, aldus Liesbeth De Sutter, Planning & Customer Service Manager.  

Alle planners dienen een goed overzicht te hebben van alle productielijnen in het globale plan. Enkel met voldoende overzicht over de volledige supply chain kunnen ze correct inschatten welke impact individuele aanpassingen hebben. 

Het planningsmodel blijft immers een applicatie die de suggestie aanreikt voor de planners. Het is de mens die de finale beslissingen neemt. 

In het streven naar meer maturiteit in de planning is er naast supply planning ook een demand planning proces uitgetekend, die zeer bewust als eerste werd geïmplementeerd.  

Het maandelijks opstellen van een ‘consensus forecast’ in deze demand planning zorgde  ervoor dat deze belangrijke activiteit geoefend en reeds bijgestuurd was, en  de rol van demand planner begrepen toen de supply planning (SCP) een jaar later van start ging.  

Goede afstemming tussen de demand planner (die o.a. de safety stocks controleert) en de master planner supply is noodzakelijk. Het moet vermijden dat direct contact tussen de sales en de customer service met de productieplanners leidt tot suboptimale oplossingen.