Belgisch ziekenhuis terug op de AX rails

Uitdaging 

Bij de eerste contacten tussen het ziekenhuis en Mentor and Men had het ziekenhuis net een implementatie van Microsoft Dynamics AX 2012 achter de rug. Een traject van twee jaar. 

Echter, na een moeizame implementatieperiode hadden gebruikers weinig vertrouwen in de implementatie, en doemde de nakende jaarafsluiting op als een onoverkoombare hindernis. Mensen hadden het gevoel geen controle meer te hebben over hun eigen, vertrouwde taken en verantwoordelijkheden. 

Het ziekenhuispersoneel diende snel haar vertrouwen te herwinnen in de nieuwe tool en nam daarvoor Mentor and Men onder de arm. 

Meerwaarde Mentor and Men 

De ziekenhuisdirectie was overtuigd dat de expertise van Mentor and Men in het optimaliseren van bedrijfsprocessen en de vertaalslag daarvan naar Microsoft Dynamics AX 2012 het vertrouwen snel kon herstellen. Ook het inzicht van Mentor and Men in aanpak en organisatie van de betrokken implementatiepartners was een belangrijke meerwaarde om gebruikers enthousiast te maken over de ERP tool, en om de investering te laten renderen. 

Aanpak Mentor and Men  

Op basis van een gestructureerd assessment maakte Mentor and Men op korte termijn helder waar precies de problemen zich situeerden. Dat was op diep menselijk vlak (Waren sleutelfiguren wel voldoende betrokken geweest bij de implementatie? Wat met change management?), op organisatorisch vlak (Werkte de oude organisatiestructuur wel goed in combinatie met de nieuwe ERP?) en op proces vlak (Waren bestaande ziekenhuisprocessen voldoende geoptimaliseerd vooraleer ze te ‘vertalen’ naar de nieuwe ERP?). 

Mentor and Men definieerde de issues, stelde prioriteiten en creëerde ownership bij verantwoordelijken van het ziekenhuis en/of de Microsoft Dynamics AX implementatiepartners voor een plan van aanpak en oplossingen. 

Resultaten  

In co-creatie zorgde Mentor and Men ervoor dat het ziekenhuis terug aan het stuur zat van deze ingrijpende verandering. De opzet van gestructureerd overleg bracht de communicatie goed op gang tussen het ziekenhuis en de Microsoft Dynamics AX implementatiepartner. Mentor and Men stimuleerde de partner in de noodzakelijke ondersteuning van eindgebruikers. 

Mentor and Men adviseerde bovendien het ziekenhuis om structureel werk te maken van continue procesoptimalisatie en processtabiliteit, en werkte de structuur hiervoor uit. 

Eindresultaat partnership ziekenhuis & Mentor and Men 

Het ziekenhuis rondde het jaar af met een succesvolle eerste jaarafsluiting en audit. De relatie tussen ziekenhuis en de Microsoft Dynamics AX Implementatiepartner zat goed. Het vertrouwen van de eindgebruikers in Microsoft Dynamics AX groeide en structuren om processtabiliteit en -optimalisatie stonden in de startblokken. 

Een prachtig resultaat van een succesvol partnership met onze klant.