Vervaeke - Leading the Way
Ook in operational excellence
‘Leading the way’. Zo luidt het credo bij Vervaeke. Dat mag je letterlijk en figuurlijk nemen. 1.000 tankwagens, 800 tankcontainers, en 950 medewerkers ontzorgen dag in dag uit klanten in de chemische en olie-industrie met geïntegreerde logistieke oplossingen. Al sinds bijna 100 jaar en vanuit vijf Europese landen.
Het groeiverhaal van dit Belgisch familiebedrijf is te danken aan de tomeloze ambitie van de familie om tot de absolute top te behoren in termen van kwaliteit, veiligheid en service.
De samenwerking tussen Vervaeke Group en Mentor and Men startte enkele jaren geleden, op het ogenblik dat het bedrijf de beslissing nam haar bedrijfsvoering verder te optimaliseren. Vervaeke trok de kaart van operational excellence: nog kortere lead times naar klanten, nog meer on-time deliveries en transparantie in de hele procesketen.
Dat zouden ze doen door processen meer en beter te digitaliseren:
-
Implementeren van uniforme manieren van werken in de drie zusterbedrijven, Vervaeke, Van der Lee en Jan Dohmen;
-
Komaf maken met een verdeeld applicatie landschap;
-
Afvoeren van standalone applicaties
-
Invoeren van goed beheerde master data.
Mentor and Men werd gevraagd Vervaeke Group te begeleiden met project en scope management. De consultants van Mentor and Men startten met een applicatie-architectuurstudie en werkten opties uit voor een performante toekomstige architectuur. Dat was meteen de basis voor het applicatie- en vendor selectieproject dat daarop volgde. De keuze viel op de combinatie ERP-TMS, met elk een eigen vendor.
“Mentor and Men tekende een applicatie-architectuur uit op maat van Vervaeke Group. Dankzij de ervaring en professionele ondersteuning van Yannick, consultant van Mentor and Men, wordt erop toegezien dat nieuwe ontwikkelingen passen binnen deze architectuur”, licht Jens Theunckens toe, Verantwoordelijke Business Controlling, Process Improvement & IT.
Met Mentor and Men aan het roer, startte Vervaeke Group dit intensieve change traject dat de naam WOLF kreeg. Change indeed. Vervaeke medewerkers hadden tot hiertoe weinig ervaring met het veranderen van hun werkgewoontes. Dat beproefde processen en systemen nu in vraag werden gesteld, was lang niet gemakkelijk. Ook de transitie van on premise naar de cloud, leidde hier en daar tot wat ongeduld. Een nieuw samengesteld, multi-disciplinair BPI-team (Business Process Improvement) van interne medewerkers begeleidde het project. Samen met de business tekenden ze nieuwe processen uit. Bij de consultants van Mentor and Men lag de focus op prioriteitsbewaking, en opsplitsing en bewaking van logische ‘blokken’ die dit gigantische project beheersbaar zouden houden.
Het project omvatte alle typische klassiekers: gedetailleerde analyse van processen, ontwikkelingen, in-en-out-of-scope. Wat met systeemintegratie tussen ERP en TMS, en tussen boordcomputers? Een middleware bleek de juiste oplossing. In welk van beide systemen (ERP of TMS) brengen we welk business domein onder: HR, SHEQ, order intake, planning, facturatie, finance, aankoop en magazijn? Voor het volledige logistieke proces van de transport orders, van order intake t.e.m. facturatie werd gekozen voor TMS. De andere functionaliteiten zitten vervat in de ERP applicatie. Zo is er een duidelijke scheiding tussen beide systemen.
De nauwe betrokkenheid van de Vervaeke medewerkers, de open communicatie en de kracht van het Project Team brachten vertrouwen en voortgang. Qua prioriteitstelling focust het project zich in eerste instantie op Vervaeke. Nadien wordt het uitgebreid naar de twee andere zusterbedrijven, die van begin af aan nauw betrokken zijn om input te leveren en veranderingen in hun eigen organisatie in te zetten.
Wat dit project erg typeert, is het acute en continue karakter van de transportwereld. Bijvoorbeeld, planning en transport tijdelijk stilleggen, is bij een go-live geen optie. Een voorraad aanleggen om een go-live te overbruggen zoals in productiebedrijven gebeurt, kan niet. Planning en transport moeten op elk moment gewaarborgd blijven.
Juist die aspecten maken dit project voor Mentor and Men extra boeiend. We zijn trots om samen met deze Belgische voortrekker baanbrekend werk te mogen verrichten voor hen en voor hun klanten.
Is dit verhaal herkenbaar? Staat jouw bedrijf ook op het punt verder te digitaliseren, en zoek je een partner om het project aan business kant op te starten, en in goede banen te leiden?
